Die Basis für eine erfolgreiche Tagesplanung bilden dein Kalender und deine zentrale Aufgabenliste. Diese Liste kann digital oder analog sein – Hauptsache sie bündelt alles zentral an einem Ort. Durch die unterschiedlichen Kanäle strömen unzählige Informationen und Aufgaben zu uns. Essentiell für das Vertrauen in dein System ist, dass dir nichts untergeht und du für dich ein Tool findest, in dem du jegliche Aufgaben vollständig und verlässlich sammelst.
Auch beim Kalender solltest du nicht zwischen dem Küchenkalender an der Wand, dem Schreibtischkalender und dem Outlook oder Handy Kalender wechseln, sondern einen finden, den du gerne nutzt und der vollständig alle deine Termine enthält. Schau einfach, ob du hier eher der analoge oder digitale Typ bist.
Du bist nun in der Lage die anstehenden Termine für den Tag auf deinen Tagesplan zu übertragen und die heute wichtigen Aufgaben von deiner Liste auszuwählen und in deinen Tag zu übernehmen. Hier ist es wichtig, die Dauer von Aufgaben realistisch zu schätzen, um dir den Tag nicht zu voll zu packen. Zu wenig auf dem Plan zu haben kann wiederum zu Lethargie führen 😉 Das optimale Pensum liegt zwischen ambitioniert, aber zeitlich machbar.
Keine Sorge, mit der Zeit und deiner eigenen Erfahrung wirst du immer besser im Einschätzen. Vor allem wenn du das vorher noch nie praktiziert hast, kann es sein, dass du anfangs ganz schön daneben haust. Lass dich davon nicht entmutigen. Es wird besser!
Vielleicht fragst du dich jetzt, warum sollte ich mir die Arbeit machen, einen Tagesplan zu erstellen, wenn ich doch meinen Kalender und meine To-Do-Liste habe?!
Ganz einfach: eine To-Do-Liste ist zeitlich offen, total unverbindlich und enthält oft statt einzelnen Aufgaben/konkreten Schritten größere Projekte, die nicht mit dem Erledigen einer Sache abgehakt werden können. Das demotiviert und bremst die Produktivität, da der Fokus fehlt. Auch Prioritäten gehen aus einer To-Do-Liste nicht hervor. Du siehst die ganze Zeit den riesen Berg an Aufgaben, steigst gedanklich immer wieder in heute nicht relevante Themen ein und siehst nicht klar vor dir, was du gerade eigentlich machen möchtest.
Mit einem Tagesplan setzt du dir ein ganz konkretes Ziel für den Tag und hast alle Aufgaben und Termine im Überblick. Du schaffst schon hier weniger Ablenkung, da du nur dieses eine Blatt hast, auf dem alles steht und du nicht erst über deiner endlos wirkenden To-Do-Liste hockst und wie gelähmt davon nachdenkst, was du davon jetzt tun solltest. Durch das Eintragen der Termine und die Überlegung welche Zeiten drum herum noch zur Verfügung stehen, machst du dir vorab Gedanken, was du wann erledigen kannst. So vergisst du zum einen weniger und bist um ein Vielfaches produktiver.
Wenn du deine Tagesaufgaben geschafft hast, kannst du alles für dich abhaken und dein Körper setzt Glückshormone frei, weil dein heutiger To-Do-Zettel komplett abgearbeitet ist. Es motiviert ungemein, wenn man nur noch ein, zwei Aufgaben offen hat, sie doch anzugehen, weil man dann alles geschafft hat, was man sich vorgenommen hat und voller Stolz den Tag beenden kann. Bei einer To-Do-Liste passiert das eher selten, da sie Dinge enthält, die weniger dringend oder wichtig sind und auch immer wieder Aufgaben hinzukommen. Hier sind die Glücksgefühle nur von kurzer Dauer.
Klar, dauert es vielleicht ein paar Minuten den Tagesplan zu erstellen. Aber das ist es absolut wert für die Klarheit sowie den Boost an Motivation und Produktivität und nicht zuletzt das gute Gefühl am Ende des Tages 🙂
